議事録を効率的に作るために効果的なのが、フォーマット（テンプレート）を使うことです。なぜならしかしウェブ上には数多くのフォーマットが存在しており、どれを使えばいいのか迷ってしまうことも少なくありません。そこで私がこれまで上場企業の定例会や外資コンサルと共同して進めたプロジェクトの経験をもとに、議事録のテンプレートを準備しました。ワードやエクセルファイルとしてダウンロードできるようにしてあります。ぜひご活用ください。この記事では、エクセルやワードに関する議事録テンプレートはダウンロードできるようにしています。ダウンロードできる議事録は以下の2種類あり、どちらも同じ項目で構成されています。そのためどちらを使っても、大差ありません。使いやすい方を選択して活用ください。この記事でダウンロードできるエクセル議事録は以下です。この記事でダウンロードできるワード議事録は以下です。以下のフォームからサンプルをダウンロードできます。なお登録したメールアドレスに、エクセルとワードの両方のテンプレートが配信されます。それでは以下で、ダウンロードできるテンプレートの使い方を事例を使って説明していきます。議事録をダウンロードできるようにしましたが、ダウンロードするだけでは上手に使いこなすことはできません。そこで、この記事でダウンロードできる議事録フォーマットの記載について事例を交えて解説します。以下の項目について詳しくお伝えしていきます。なおワードのテンプレートの場合で解説を行います。ただエクセルとワードの議事録は同じ項目で作成しているので、ワードの説明はそのままエクセルの議事録にも使えます。会議がいつどこで行われて、誰が出席し何が議論されたのかを記載します。以下で各項目について説明していきます。会議の名称を書きます。正式名称を入れるようにします。例えば、「○○プロジェクト2018年度1月定例会」と記載します。会議を実施した場所を書きます。例えば、「○○社△△オフィスXX会議室」という書き方をします。開催日時を記載します。例えば、「2018/1/20 13:00～15:00」と記載します。議題を記載します。以下のように記載します。ここでは3つですが、必要に応じて数を増やします。会議に出席した人の名前を記載します。誰が出席したのが分かることが目的なので、同じ苗字の人がいれば、氏名まで記載します。使用した会議の資料名を記載しておきます。使用した資料は、議事録と同じフォルダで管理しておくとトレースしやすいです。会議の要約とは、「何が決まったのか」と「今後、何をするのか」を明記することです。特に情報共有の場合、この部分を見れば分かるというくらい要約して記載するのがコツです。以下で事例を使って各項目を説明していきます。決定事項では、会議で決定したことを記載します。ここでは以下の2つを事例として記載しています。これくらいシンプルに記載すると分かりやすいです。アクションプランは誰が何をいつまでにするのかを明記します。ここでは、以下の3つを事例として記載しています。テンプレートではあらかじめ「内容」、「担当」、「期限」の3つに分けているので、全部埋めるように書きます。ただ会議でアクションプランについて述べているにも関わらず「担当」「期限」が明確に発言されない場合があります。そのときは会議中に質問し、明確にするようにします。議事とは、「何がどのように議論されたのか」を記載する部分です。議事を書くときのコツは以下の2つです。わざわざ重複した内容を議事録に載せる必要はありません。この質疑応答を文書化するのが、議事録の狙いです。このとき、すべての質疑応答を記載する必要はありません。重要な部分を要約しまとめるのがコツです。以下の事例を見ると、まとめ方の参考になるはずです。基本的には議事録フォーマットに従って書いていけば、抜け漏れなく議事録を作成できます。ここでは議題1のみを記載していますが、議題の数だけ同様に議事を作成していきます。書き方の注意点が3つあります。それは以下です。以下で詳しく説明します。各議事で使用した資料を記載しておくと、議事の完成度が増します。なぜなら、そのとき議論に使った資料名を記載しておくと、議事録を読んだ人がどの資料を確認すればいいか把握することが可能になります。議事録の作成目的の一つに誰が発言したかを記録として残しておくことがあります。「～～～～（発言者）」と記載しておくのがコツです。決定事項やアクションプランと連動させて書いておくのが大切です。なぜなら、これによって、議事録の見やすさがグッと上がります。議事録は誰が作成し承認したかを記載しておきます。議事録は責任者の承認をもらった後で関連者に配信します。このとき3つの注意事項があります。ぜひ覚えておいてください。以下で詳しく解説します。メールの件名で内容が分かるようにすることが重要です。理由は2つあります。1つ目は、2つ目は、2つ目の理由は見落としがちですが、頭の片隅で覚えておくと役立ちます。例えば、多くの人が検索する可能性がある単語を入れておくのがコツです。実際、私は「会議名+議事録」を件名にするようにしています。このように、メールの件名で内容が分かるようにするのが議事録配信の注意点の1つです。メール本文は簡潔に記載します。その理由は、議事録配信メールを使いまわすためです。議事録配信用メールは、クライアントや社内重役に配信することがあります。そのため、例えば、メール本文に日時や会議場所まで記載する人がいます。メールの場合、文章を書けば書くほど誤記が増えます。しかし、詳細は添付した議事録に記載してあるので、わざわざ内容をメールに記載する必要はありません。したがって、できるだけ簡潔にしてミスがないメール文を使いまわすのが賢いやり方です。実際、私は議事録用のメールは本文を修正しないでいいようにムダな文は抜いていました。このように、メール本文は簡潔に記載するのをお勧めします。PDFで配信することが大切です。なぜなら、ワードやエクセルで送ると簡単に修正できるからです。しかしPDFで配信すれば、そうすることで、議事録が記録として問題ないことを保証できます。ここまで事例をもとに議事録の具体的な書き方についてお伝えしてきました。しかし、さらに効率的に議事録を作成したり精度を上げたりするためのポイントがあります。以下の記事で詳しく取り扱っていますので、ぜひ合わせて読んでみてください。この記事では議事録の事例を紹介しましたが、議事録作成の目的は情報共有をスムーズに進めることにあります。そのため議事録作成以外でも仕事のスキルを磨いておくと、さらに仕事をスムーズにこなせるようになります。もし、仕事を速く行うためのコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。


議事録の書き方やフォーマットは、特に会社で教えてもらったことがないという人も多いと思いますが、会議の記録や共有という意味ではとても重要な業務です。. エクセルで作成した会議議事録や打ち合わせ議事録のさまざまなフォーマットがあります。また、会議自体の記録管理簿もあります。 会議議事録―Word版[7 件] ワードで作成した会議議事録や打ち合わせ議事録のさまざまなフォーマットがあります。 今回は、議事録の書き方とフォーマット、エクセルとワードでダウンロードできる無料のテンプレートを紹介します。「はじめて議事録を書かなくてはならないけど、書き方がよくわからない」「会社で議事録のフォーマットを統一したい」といった人に参考になるでしょう。目次議事録とは、会議やミーティング、打ち合わせ時の内容や出席者、決定事項などを記録した文書のことです。議事録をどのぐらい詳細に記載するかは、会社の方針や目的によって異なります。議事録の書き方を学ぶ前に、議事録の目的を確認しておきましょう。議事録は、会議の内容や決定事項なら、「参加していた人たちは、すべてわかっているから議事録なんていらない」と思いがちですが、欠席してしまった人に共有したり、後で忘れてしまっても思い出せるように記録するという目的があるんです。つまり、議事録の目的とは、ということになります。議事録のフォーマットや書式に決まった形はありません。その会社で必要な項目、フォーマットで作成すればいいのですが、まずは一般的な議事録の書式とフォーマットを頭に入れてから自社に必要な項目を追加していくと効率よくオリジナルの議事録を作ることができます。議事録を作成した日付です。この議事録を作成した人の部署名と氏名。どのような会議かという会議の内容の概略を記入する。会議を行った日付。必要があれば時間も記入する。会議を行った場所。会議に出席した人の氏名を列挙する。会議で話し合われる内容。会議で話し合われた内容を記述する。最終的に、会議で達した結論をまとめる。会議の結果を受けて、誰が何をいつまでにやるのかを記述する。内容や決定事項などに記入しなかった項目をここに書いておく。会議に提出された資料があれば記述しておく。次回に会議が開催されることが決まっている場合は日時を記入。次回の会議の内容がわかっている場合は記入。上長に議事録の内容を承認してもらう場合の承認欄。議事録を実際に書く時の基本は、会議の決定事項の記録と情報共有を意識して書きます。特に会議に出席している人たちには当たり前のことでも、後から読み返したり、その場にいなかった人にはわかりにくいことがあるのでわかりやすく書くことが重要です。社内、社外の会議の時に必要なエクセル版とワード版があり、カラーの無いシンプルなものから、デザインや色がついたおしゃれなものまで自分の会社の規定やプロジェクトのフォーマットに合わせて利用できます。会議やミーティングで使える無料のエクセルテンプレートを紹介します。A4縦型の見やすい議事録テンプレートを用意しましたので、これらを元にして自社の共通フォーマットを作成してください。議事録のワード版テンプレートです。上記のエクセル版の01, 02, 03, 06と同じテンプレートをワードフォーマットにしています。エクセル版とワード版の使いやすい方で利用してください。会議やミーティングで議事録を書くことは非常に重要です。議事録を書くことで以下のような目的を達成することができます。議事録のフォーマットが社内で決められていない場合、それぞれの記録者が自分の使いやすいフォーマットで議事録を書いてしまうことがよくあります。議事録がバラバラの書式だと、後から見返したときに読みにくいばかりか、必要な項目がなかったりするので会社に統一されたフォーマットがない場合は、どの書式を使うのかを始めに決めておくといいでしょう。目的を明確にしておくと、後から読み返したときに何の議事録か、結果はなにかがわかりやすくなります。何時間も会議をして結局何の会議だったのかわからなかったというのはよくある話です。前回の話を繰り返すといったことも避けるために、次回のテーマや目的などもきちんと記しておくと無駄な時間をさけることができます。不明点が多い議事録は、取ってないのと同じで後から読み返したときに読みにくくなります。議事録をとっていると、書くことに夢中で聞き漏らしたり、何が議題なのかわからないまま書き続けるということがおこります。後になってからは、忘れてしまうことも多いので、議事録はその場で書き、不明な箇所は確認しておきましょう。未だに議事録はエクセルやワードで作成するという企業が多いですが、議事録を音声認識で自動的に作成してくれたり、議事録の履歴をWebで共有可能という便利なサービスなども提供されています。ここでは、そんな議事録を作成するのに便利なツールを紹介します。Googleドキュメントの自動文字起こし機能を使えば無料で議事録の作成が楽チンに！GoogleドキュメントはMicrosoftのWordに似たテキストエディタですが、ネットで共有することもできるので、音声認識で作成、共有がスムーズにできます。だだし、音声認識は、さすがに完ぺきではないので見直しと修正はある程度必要です。それでも、誰かがずっと記録係をする必要もなくなり議事録の作成はかなり効率がよくなります。音声認識ができるWebで議事録を作成するためのツールです。日本語・英語・中国語・韓国語の4各国に対応しているので、海外との打ち合わせにも問題なく利用できます。音声認識マイクで会議の音声を認識し、次々に発言をテキスト化。記録係が、議事録を一生懸命書かなくとも自動的に議事録が完成してしまいます。クラウド型のツールなので、作成中の議事録は各メンバーとリアルタイムで共有が可能、会議中にも全員で同時編集できるので会議が終われば議事録を共有と承認が楽になります。NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している「COTOHA Meeting Assist」は、人工知能により会話をテキストに変換する議事録自動作成ツールです。月額5万円～(ディスク容量や録音時間で異なる)と費用はかかりますが、定例のミーティングが多いなど議事録を作成する機会がある会社では重宝するかもしれません。また、日本語、英語、中国語など10種類の言語に同時翻訳が可能なので、海外との会議も通訳や翻訳ソフトを介さずにスムーズに行えるのが強みです。Smart書記は、会議や取材、講演などの記録が必要な場面でマイクから収音した音声を、AIによる音声認識でテキスト化するソフトです。クラウド型なので、PC、タブレット、スマホなどの環境で使用可能。また、話者が複数でも会話が一つの収録としてリアルタイムに共有できます。費用は月200時間で10万円と他のツールよりかかりますが、初期費用や保守費用なし、利用人数は無制限なので用途があえば、決して高いとはいえないでしょう。アドバンス・メディアの音声認識技術 AmiVoiceは、会議・講演会・インタビュー等の発言を自動でテキスト化してくれるソフトウェアです。ディープラーニング技術によって、高い文字認識率があり、面倒な文字起こし業務を機械に任せることが可能。議事録作成業務の負担軽減、コスト削減、スピードアップができます。今回は議事録について、書き方やフォーマット、テンプレートを紹介しました。議事録で大事なのは、といった３つのことです。これらのポイントを抑えることで、会議の目的や結果を共有でき、時間ばかりで何が決まったのかわからないという会議を避けることができます。議事録のフォーマットやテンプレートに関しては、このページでも無料でダウンロードできるので自社の統一した議事録の作成に役立ててください。Twitterでフォローしよう2019 ビズルート All Rights Reserved.