英語で会議の日程調整をする方のために、さまざまなパターンの英文メール例文を、ベルリッツのベテラン教師がご紹介します。会議の趣旨、候補日程の提示、日程確定やリスケまで、英語での具体的な表現例をご確認いただけます。 英語圏の人と対話するときに案外困るのが「断り」のフレーズ。いくら表現がストレートな国でも、ぶっきらぼうに「No」は角が立ちます。英語にも日本語同様、状況に合わせたやんわりとした断りフレーズがあります。ここでは礼儀を保った「断り」のフレーズについていくつかご紹介します。 IT/Web業界頻出のカタカナ・ビジネス用語を100個ほどピックアップしてまとめてみました。自信のない人は辞書代わりに、自信のある人は用例と見比べつつ本当に正しく使えているかのチェックリストとしてご査収いただければ幸いです。 アットイングリッシュ　 1111（製品についての問い合わせ）Inquiring about your estimation for the price of XXX（見積もりについての問い合わせ）Estimate of Product ABC（商品ABCの見積もり）Deadline for Draft of Product Information（製品情報の原稿の期限について）Requesting a catalogue of your new line of products（カタログの請求）Request for Information on Internship Programs　（インターンシッププログラムの情報をお願いする）Change of Company Name（社名変更のお知らせ）Amended draft of non-disclosure agreement（ドラフトの修正版）Sales Meeting on October 6（セールス会議のお知らせ）Changing the date of our appointment on October 6（アポイントメントの変更）Thank you for your help during the summit（お礼）Thanks for Advice（アドバイスへの感謝）Apology for Delayed Delivery（配送遅延についてのお詫び）Sincere Apologies for Confusion（混乱についてのお詫び）Congratulations on Your Promotion（昇進のお祝い）Congratulations on Your Marriage（ご結婚おめでとう）どうでしょう？こんな風に具体的に書いてあれば、件名から内容の想像がつき、読まずに削除するという事はないでしょう。早急に返事や対応が必要なメールの場合は、件名欄にUrgent を入れます。それに加え、起して欲しいアクションについて、期限を一緒に明記しておくと、より効果的です。＜例＞内容が想像できない抽象的な件名は避けましょう。ジャンクメールと間違われたり、開封を後回しにされてしまいます。たとえば、下記のような件名はＮＧです。名前は、どうしても分からない場合を除き、出来るだけ書くようにしましょう。適切な相手、担当者に届き、確実に読まれるようにするためです。    男性の場合 ：　Dear Mr. John Smith,　または、Dear Mr. Smith,同僚など、相手があなたにとって親しい人であれば、そのままファーストネームを使っても良いでしょう。Dear John,名前が分からなくても、部署が分かれば、それを書きましょう。下記のようになります。————————————————-担当者の名前が、どうしても分からない場合もあるでしょう。相手の性別だけでも分かっている場合は、下記のように書きましょう。性別も分からない場合は、下記のように書きます。担当者も、担当部署名も分からない場合は、非常に便利でよく使われる表現です。英語メールの書き出しと同様、締めの部分も大切です。いよいよ、本文です。メールの目的を示す1行目をどんな風に書けば良いのか、具体的にネイティブが作ったフレーズをみていきましょう。初めてメールする相手の場合は、書き出しの部分に、あなたの名前、部署名、（社外であれば会社名）を書き、その後にメールの目的を書くことで、相手が理解しやすいメールとなります。必要な場合は、自社の簡単な説明も入れると良いでしょう。社名と部署、どうしてメールをするに至ったかが明記されています。サンプル2会社の簡単な説明、そしてどんな目的でメールをしているかが分かります。サンプル3会社の説明と、どういう経緯でメールアドレスを得て、連絡しているかが分かります。 サンプル１．２ともに、そのメール目的が最初のパラグラフで読み取れます。 なお、自己紹介の仕方については、会社の業界や業種の説明など、会社の紹介の仕方や、自分の担当や役割を説明して自己紹介をする方法など、ネイティブが作ったフレーズが載っています。そちらも参考に、あなたの状況にカスタマイズして使ってください。社内メールの場合、前文を省略していきなり始めて構いませんが、前に一言、相手を思いやる言葉があると、好印象です。It was good to talk with you over the phone last Monday.I trust that you are keeping well.I expect you are keeping well.I hope you are well.I hope you are doing well.How are you doing? 4年間、皆さまと関わらせて頂いております。本当にありがとうございます。その感謝を込めて、このサイトと無料メルマガで、それに際し、以下の3つをご提供することをお約束します。英語でのコミュニケーションを通して、ビジネスでのご活躍、人生が一歩進むようなお手伝いをさせていただければと願っております。このサイトとメルマガは、流暢に英語を話すのには不可欠な、知識のインプットを担っています。実際に喋れるように練習したいとお考えの方は、弊社サイトを訪れてみてください。ネイティブ講師の、毎日5分、無料で学習！メルマガ登録ビジネスの現場で使える英語表現をメルマガにして、毎日無料で配信しています。 （かなりカジュアルです。親しい同僚の場合にのみ、使いましょう。）事務的なお知らせは、以下のような表現で始めます。お知らせ事項は、電話より、記録に残せるメールになる事が多いため、特に使用頻度が高いフレーズです。※下に行くにつれて、カジュアルな、くだけた表現になります。相手や状況によって使い分けましょう。冒頭にポジティブな言葉が並ぶため、読み手は、その後に良い知らせが続く事が分かります。どんな内容なのか、ワクワクしますね。悪いニュースを知らせるのは気がひけますが、ハッキリと事実を知らせ、その背景や理由も出来るだけ説明するようにしましょう。メールで問い合わせをする時の書き出し例です。電話での問い合わせの仕方については、社内だけでなく、社外向けの電話でも使える、お問合せの英語フレーズが並んでいます。「電話の英語は苦手」と思われる方は必見です。併せてお読みください。 相手の忙しさや都合に配慮する言葉を入れられると、好印象です。 クレームや苦情も、上の緊急メールと同様、早い返事や対応を望む場合が多いでしょう。こちらも、書き出しの冒頭で、クレームであること、緊急である事が分かるように書き、その後具体的な状況の通知や、その他相手に望む対応などがあれば、明記しましょう。相手からの連絡を受けてのメールなので、with reference toや、further toなど、「（頂いたメールの）～の件について」という表現が重宝します。何かしらの理由で、相手への返事が遅れた場合のお詫びの言葉の例文です。親しい間柄の場合は短いお詫びの言葉を、まだ親しくなっていない相手であれば、丁寧に、遅れた理由も添えると良いでしょう。ありがとうの表現については、感謝の言葉同様、受け取って嫌な気持ちになる人はいませんし、出す方も嬉しい気持になれます。積極的に出して、良い関係を築いていきましょう。素早く、真摯に書き、問題の原因や、出来れば今後の対応策なども添えるようにしましょう。ビジネスメールへの書類や画像の添付は、とても一般的です。添付書類の説明は、下記のような表現で行います。The draft of the agreement英語メールを書き慣れていない方も、ご紹介したネイティブの例文の、太字の部分を元にして、前後をアレンジすれば、簡単にビジネスメールを作成できます。最初の一行、あるいは１パラグラフで、メールの目的を書いてしまえば、あとは、具体的な情報を沿えていくだけです！アポイントメントのメールであれば時間や場所等を、クレームメールであれば、求める対応策などを書くことで、形になっていきます。是非、お仕事でご活用ください。ネイティブ講師による、お読み頂きまして、ありがとうございました。ビジネスの現場で使える英語表現を5分で読み切れる骨太の内容にまとめて、 毎日無料でメルマガを配信、共有しています。毎日5分、無料で学習！メルマガ登録ビジネスの現場で使える英語表現をメルマガにして、毎日無料で配信しています。 「予定」そのまま英語に訳すと plan です。｢プラン｣は日本語としてももはや定着していると言えるでしょう。しかし、予定を表したい時 plan 以外にも schedule など違った表現方法もいろいろあります。話の内容によっては plan を使うと不自然に感じることもあるので、いろいろな表現方法を駆使してネイティブの英語に少しでも近づきましょう。目次plan は名詞として｢予定｣、動詞として｢～を予定する｣と訳されます。｢予定｣という言葉をそのまま英訳する時には plan はとても適切な単語と言えるでしょう。schedule も plan と同じような意味合いで使うことができます。日本語で使う時も似ていますが、広い意味での｢予定｣を表す plan と比べ、 schedule は時間や場所などがより正確な｢予定」を表します。 plan がschedule は動詞として用いられることもあり、その際は物を主語にとって｢～が予定されている｣、もしくは人を主語にとって「～の予定の詳細を決める｣のように訳されます。また 人 + be 動詞 + scheduled + to do で｢○○(人)が～をすることが予定されている」という用法でも用いられます。未来形を使って予定を表すこともできます。日本語でも敢えて｢予定｣と口にしなくとも、例えば｢今週土曜日にコンサートに行くんだ｣と言えばこれは自然と予定を伝えたことになります。未来形はどんな事柄を表すかで4種類の使い分けが必要です。予定を表すときは4種類のうち be going to を使います。自分から何かの予定の話題を切り出す時、日本語でも「～する予定がある｣とは言わずにただ｢～する｣と言い切ってしまうことが多々あります。英語でも場面に応じて plan 、schedule と be going to を使い分けることで自然な受け答えが可能になります。上記したように、自分から予定を伝える時は｢予定｣という言葉をわざわざ付け加える必要はありません。しかし、｢～する予定を立てている｣という時は、その旨をしっかり伝える必要があるでしょう。また、予定の内容を伏せたい時などは plan を使うことで、内容をぼかすことができます。しかし、自分発信の会話で内容をぼかすと少し不自然です。前後の文脈で補う必要があるでしょう。相手から質問された時はそれに適した返答方法があります。基本的には be going to で質問されたら be going to で、現在形で質問されたら現在形で受け答えすると違和感がないでしょう。no plans ｢予定がない」を用いる時は例外と考えてよいでしょう。 be going to と使ってしまうと「何もしない」という意味になってしまいます。予定の内容をぼかしたい時には現在形を使うとうまく相手の質問をかわすことができます。予定が空いている日を尋ねたい時に plan を使おうとすると そこで、違和感の無い自然な聞き方をするためには違う単語を用いましょう。free を使って相手の都合の良いときを尋ねることができます。convenient を使うと、口語で多用される free に比べてフォーマルな印象を与えることができます。なお、 convenient は人を主語にすることはできません。そのため、 Are you convenient? © Copyright 2020 ビジネス英語のヒント. ビジネスシーンでの応用.